Le NDA est-il obligatoire pour obtenir Qualiopi ?
Oui pas de NDA = pas de Qualiopi. Toutefois vous pouvez éventuellement demander à un certificateur de vous faire passer l’audit d’entrée avant l’obtention du NDA, mais le certificat ne vous sera délivré qu’après l’obtention du NDA. Conclusion faites les actions dans l’ordre.
Dans quel cas suis-je considéré comme « nouvel entrant » ?
Le guide de lecture défini un nouvel entrant comme un organisme qui vient de démarrer son activité. Un organisme qui a déposé sa demande de NDA mais qui n’a pas encore fait de bilan pédagogique, peut-être considéré comme « nouvel entrant ».
Par exemple : Un OF qui propose des prestations de formation continue depuis 10 ans. Depuis trois mois il propose également des VAE. Il se lance dans la démarche de certification Qualiopi, il sera audité de manière « classique » pour la partie formation et en tant que « nouvel entrant » pour la partie VAE.
J’utilise des sous-traitants ou des prestataires de services. Doivent-ils être certifiés Qualiopi ?
Dans le cadre de formations CPF, les sous-traitants affiliés à un régime micro-social et qui ne dépassent pas un chiffre d’affaires annuel de 77.700€, n’ont pas la nécessité d’être certifiés Qualiopi.
Conclusion : ces conditions ne s’appliquent que dans le cadre de formations CPF. Si vous faites de formations sans CPF vos sous-traitants n’ont pas l’obligation d’être certifiés. Par contre, vous devez, en tant que donneur d’ordre être certifié et vous devez vous assurer que vos sous-traitants respectent le cahier des charges Qualiopi.
Si je suis certifié pour la formation, puis-je ajouter plus tard une autre activité, par exemple le « bilan de compétence » ?
Le certificat est délivré après l’audit pour une action précise, par exemple « action de formation ». Si par la suite vous créer une autre activité, alors il faudra passer un nouvel audit.
Combien de temps dure un audit ?
La durée de l’audit dépend de votre chiffre d’affaires indiqué dans votre dernier bilan pédagogique. Mais aussi du nombre de catégories à auditer.
Pour les petites structures et pour la catégorie « action de formation » comptez une journée, soit 7h.
Le siège de mon organisme est à mon domicile, puis-je faire l’audit ailleurs que chez moi ?
Oui, l’audit peut se réaliser ailleurs à partir de l’instant où l’ensemble des documents est accessible sur le lieu de l’audit. l’audit doit se réaliser obligatoirement en présentiel.
Qui choisi le certificateur ?
C’est à vous de choisir l’organisme de certification. renseignez-vous auprès d’eux pour voir leurs conditions, les délais d’attente pour l’audit, les délais pour avoir le certificat etc.
Si je suis certifié, je peux donc dire à mes prospects que mes formations sont certifiées.
Non ce ne sont pas les formations qui sont certifiés, c’est l’organisme de formation, ce n’est pas la même chose.
Est-il possible de passer l’audit à distance ?
Non. Les audits se font en présentiel. Toutefois, vous pouvez, pour l’audit de surveillance, demander à le faire à distance, mais seulement pour celui-là.
Si un de mes sous-traitants ne respecte pas les critères Qualiopi, est-ce que je risque de perdre ma certification ?
L’organisme titulaire de la certification doit s’assurer du respect des critères qualité par ses sous-traitants. Le non-respect de ces critères constitue une non-conformité majeure relative à l’indicateur 27 du guide de lecture du référentiel national qualité, susceptible de remettre encause la certification.
Il est donc important que vous contrôliez vos sous-traitants.
Quelles sont les conséquences d’une non-conformité majeure ?
L’existence d’une non-conformité majeure empêche la délivrance de la certification. En cas de non-conformité majeure détectée à l’audit d’entrée, l’organisme a trois mois pour corriger cette
non-conformité. A l’issue des trois mois, si la non-conformité majeure est levée, l’organisme
certificateur délivre la certification. Si la non-conformité majeure n’est pas levée dans ce délai,
la certification est refusée ; l’organisme devra repasser un audit initial de certification.
Vous n’êtes pas obligé d’attendre les trois mois pour vous mettre en conformité, plus vite vous les faites, mieux c’est.
En cas de refus de la certification, existe-t-l un délai pour faire une nouvelle demande ?
Oui vous devez attendre trois mois.
Le certificateur peut-il me demander mon Bilan Pédagogique et Financier ?
OUi, non seulement il peut, mais il le fera. En effet la durée de l’audit est déterminée par votre dernier chiffre d’affaires au titre de la formation professionnelle.
L’article 4 de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit prévoit que la durée de l’audit se calcule en fonction du chiffre d’affaires relatif à l’activité de prestataire d’actions concourant au développement des compétences, du nombre de sites concernés et du nombre
de catégories d’actions pour lesquelles il souhaite être certifié. Le chiffre d’affaires pris en compte est le montant total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle inscrit dans le dernier bilan pédagogique et financier transmis. Afin que la durée d’audit soit la plus proche possible de la situation de l’organisme, le dernier
bilan pédagogique et financier disponible est collecté en amont de l’audit initial, en amont de
l’audit de surveillance et de renouvellement, ainsi qu’en amont des audits d’extension à une nouvelle catégorie d’actions.
source Faq ministère de l’intérieur
Un groupement d’entreprises ayant chacune un NDA peut-il être considéré comme un organisme multi-sites ?
NON, la certification est liée au NDA. ce qui signifie qu’un réseau d’entités disposant chacune d’un numéro d’enregistrement ne peut être qualifié d’organisme multi-sites dans le cadre de la certification Qualiopi.
L’article L. 6316-1 du code du travail dispose que les prestataires mentionnés à l’article
L. 6351-1, c’est-à-dire les organismes enregistrés auprès de la DREETS, sont certifiés en cas de
financement public ou mutualisé3. La certification Qualiopi est donc bien rattachée au numéro
d’enregistrement de la déclaration d’activité. L’annexe II du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019
précise d’ailleurs, dans son 1er point, le périmètre des audits de la certification Qualiopi : ces
audits concernent les organismes disposant d’un numéro d’enregistrement de la déclaration
d’activité.
L’article 1er de l’arrêté du 6 juin 2019 modifié relatif aux modalités d’audit associées au
référentiel national mentionné à l’article D. 6316-1-1 du code du travail prévoit que l’organisme
candidat à la certification fournit le numéro d’enregistrement de sa déclaration d’activité et la
liste des sites dépendant de ce numéro d’enregistrement. Le certificat Qualiopi délivré à un
organisme multi-sites comportera alors le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité
de l’organisme, son numéro SIREN et les adresses des sites.
Quelles sont les conditions à remplir pour être qualifié d’organisme multi-sites ?
Article 6 de l’arrêté du 6 juin 2019 :
- Avoir un système unique de qualité
- identifier une fonction centrale qui fait partie de l’entité et qui a une autorité
organisationnelle pour définir, mettre en place et faire fonctionner le système qualité
unique.
La fonction centrale n’est pas forcément celle du siège social du groupe d’entreprise. Surtout les différents établissement ne doivent pas être autonomes, ils sont sous le contrôle de la fonction centrale.